Monet yritykset kertovat aikeista laajentaa etätyömahdollisuuksia pysyvästi viranomaisten sulkutoimien päätyttyä. Tässä uudessa ympäristössä pilvipalveluista tulee tärkeä osa “uutta normaalia” erityisesti varmistettaessa, että tiimit voivat toimia yhdessä helposti ja turvallisesti missä tahansa.
Verkkoyhteistyötyökalujen ansiosta tieto on nopeammin työntekijöiden käytettävissä, palaute on välitöntä ja asiakirjojen ja tehtävien hallinta helpottuu.
- Tehokkaan yhteistyön tukemiseksi tulisi ottaa huomioon seuraavat seikat:
- Mitä sovelluksia työntekijät käyttävät asiakirjojen jakamiseen?
- Voivatko työntekijät käyttää kaikkia vaadittuja kansioita, jos he työskentelevät toimiston ulkopuolella?
- Kuinka työntekijät yleensä tekevät yhteistyötä asiakirjojen parissa ja tuetaanko tätä mahdollisuutta myös hajautetuissa sijainneissa?
- Mitkä työnkulut edellyttävät fyysistä paperityötä?- Mitä ratkaisuja yritykselläsi on käytössä tiedon tallentamisen/syöttämisen tueksi?
- Mitä ratkaisuja yritykselläsi on käytössä työnkulun seurannan tueksi? Esimerkiksi pullonkaulojen estämiseksi ja tehokkuuden parantamiseksi?
Liiketoiminnan suojaamiseksi on ymmärrettävä, miten tietoa jaetaan ja arkistoidaan organisaatiossa, kun työskennellään uudella tavalla, osa kotona ja osa toimistolla.
- Mitä sovelluksia työntekijät käyttävät, kun jakavat tietoa sisäisesti tai organisaation ulkopuolelle?
- Kuinka voidaan varmistaa liiketoimintasääntöjen, kuten tiedonpoistokäytäntöjen, noudattaminen?
- Kuinka voidaan varmistaa yrityksen sisäisiin tietoihin pääsy tietoturvallisesti yrityksen ulkopuolelta?
- Missä työntekijät tarvitsevat tulostusta (toimisto/etätyöpiste)?
- Miten tulostettujen dokumenttien tietoturva taataan jaetuissa työtiloissa? Esimerkiksi luottamuksellisen tiedon salassapito toisen organisaation työntekijöiltä.
IDC MarketScape on antanut Canonille tunnustusta kansainvälisenä johtavana tietoturvaratkaisujen ja palvelujen toimittajana. IT-TIIMI toimii Canonin partnerina ja tarjoaa näitä ratkaisuja, joissa on otettu huomioon tietoturva, luottamuksellisuus, paikallinen lainsäädäntö sekä liiketoiminnan jatkuvuus.
Lähestymistapamme on kolmiosainen ja pystymme auttamaan tiedonhallinnan tietoturvaan liittyvissä asioissa koko asiakirjan elinkaaren ajan:
Estää tietovuodot suojaamalla verkkoon liitetyt tulostuslaitteet ja kaikki käyttäjien tulostamiseen liittyvät toiminnot. Suojaa asiakirjojen lähettämisen tulostukseen ja tulosteen vapauttamisen tulostimessa.
Parantaa dokumenttien tietoturvaa kontrolloimalla pääsyä skannaustoimintoon ja suojaamalla digitoidut asiakirjat. Suojaa paperiasiakirjojen digitalisoinnin, tietojen poiminnan ja jakelun haluttuun kohteeseen.
Varmista vaatimuksenmukaisuus toimimalla tietosuojasääntöjen mukaisesti ja vahvistamalla asiakirjojen ja sisällön tietosuoja. Suojaa asiakirjojen tallennuksen ja käsittelyn paikallisissa sovelluksissa tai pilvipalvelussa.
Jos lukemasi aihe on sinulle ajankohtainen, jätä yhteystietosi niin otamme sinuun yhteyttä. Sovitaan kohtaaminen ja selvitetään tarkemmin, miten voimme auttaa.
